Akty notarialne w wersji elektronicznej
Elektroniczne akty notarialne dostępne z każdego miejsca w kraju
Trwają prace nad teleinformatycznym systemem, którego celem jest umożliwienie dokonywania czynności prawnych w wersji elektronicznej. Chodzi o to, by każdy mógł samodzielnie zarejestrować w takim systemie na przykład swój testament. Dzięki temu przy postępowaniu o stwierdzenie nabycia spadku bardzo szybko będzie wiadomo, że ostatnia wola została sporządzona.
Korzyści dla klientów kancelarii notarialnych
Taka elektroniczna wersja aktu notarialnego pozwoli na natychmiastowy, bo elektroniczny dostęp do różnych dokumentów potwierdzających różne czynności prawne. Po opracowaniu ogólnopolskiego elektronicznego repozytorium aktów notarialnych dostęp do niego otrzymają notariusze. To oni będą mieli uprawnienia do wydawania elektronicznych wypisów aktów notarialnych, elektronicznych poświadczeń, ale też papierowych poświadczeń dokumentów elektronicznych. Proces będzie szybki i dokumenty te będzie można uzyskać z każdego miejsca w Polsce.
Obecnie, jeżeli akt notarialny zostanie podpisany u notariusza w Łodzi, to tylko ten notariusz z Łodzi może wydać wypis tego aktu. Po powstaniu e-repozytorium aktów notarialnych nie będzie już konieczne podróżowanie po Polsce, aby uzyskać konkretny dokument. Wypis aktu notarialnego wyda każdy notariusz z dostępem do repozytorium bez względu na adres siedziby kancelarii notarialnej.
Czy elektroniczne akty notarialne już gdzieś funkcjonują?
Elektroniczne akty notarialne i bazy danych funkcjonują już w Niemczech i we Francji. Takie rozwiązanie to ogromne uproszczenie obiegu dokumentów, a jednocześnie pełna synchronizacja aktualnych dokumentów pomiędzy wszystkimi urzędami i jednostkami administracji publicznej. Po sporządzeniu aktu notarialnego informacja on-line trafi do wszystkich zainteresowanych, a więc do urzędów skarbowych, wydziałów geodezji, sądów. Dodatkową zaletą takiego rozwiązania jet również to, że zniknie konieczność archiwizacji ogromnych ilości papierowych dokumentów.
Kto będzie miał dostęp do danych
Założeniem opracowania jest, aby dostęp do swoich aktów notarialnych miały jedynie strony aktu i notariusz. Każda strona czynności notarialnej chcąca uzyskać dostęp do dokumentu lub chcąca uzyskać wypis aktu notarialnego otrzyma indywidualny kod uprawniający dostęp do aktu. Jednak dostęp do bazy możliwy będzie jedynie za pośrednictwem wybranego notariusza. Nie będzie tak, że notariusze będą mieli dostęp do wszystkich aktów w e-repozytorium, jedynie do tych, które potwierdzi swoim kluczem klient.
Co się stanie z aktami notarialnymi w wersji papierowej?
Stare akty notarialne przechowywane są w archiwach sądowych oraz w archiwach kancelarii notarialnych. Po opracowaniu całego projektu nastąpi migracja wszystkich dokumentów do systemu elektronicznego.
Ogólnopolski Rejestr Testamentów
Założenie projektu jest takie, aby zrównać status testamentu sporządzonego w kancelarii notarialnej z testamentem sporządzonym własnoręcznie. Obecnie Rejestr testamentów notarialnych obejmuje jedynie testamenty sporządzone w formie aktu notarialnego. Po uruchomieniu systemu każdy będzie miał możliwość rejestracji własnoręcznie spisanego testamentu. Dzięki temu w trakcie postępowań o stwierdzenie nabycia spadku będzie ślad, że ostatnia wola została sporządzona. Dostęp do testamentu ma mieć sąd oraz notariusze w celu wydawania Aktów Poświadczenia Dziedziczenia.
Rejestr majątkowych umów małżeńskich
Kolejnym obszarem, który ma objąć e-repozytorium jest rejestr majątkowych umów małżeńskich. Będzie to miało ogromny wpływ na szybkość i skuteczność prowadzenia spraw egzekucyjnych. Dostęp do takiej bazy danych uzyskają komornicy i urzędy skarbowe. Pozwoli to uniknąć np. zajmowania przez komorników nieruchomości nienależących do majątku osobistego dłużnika. Urzędy skarbowe będą miały możliwość szybkiej weryfikacji możliwości choćby wspólnego rozliczania się z podatków.